Arkiveringen behövs så att allmänheten kan ta tillvara sin rätt att att ta del av allmänna handlingar. Det är också viktigt att kommunen kan få fram de underlag som behövs i olika ärenden. Forskningen har också behov av att söka information.
Protokoll och handlingar förvaras i arkivet på ett sådant sätt så att återsökning kan ske så enkelt som möjligt. Protokollen skrivs på arkivbeständigt papper och det är också viktigt att skriften är arkivbeständig.
Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten har till uppgift att se till att arkivvården fungerar i kommunen.