Med anledning av Uppdrag gransknings reportage "Sverigefakturorna" - så här arbetar Skövde kommun med inköp

Den 10 oktober sände Uppdrag granskning ”Sverigefakturorna”, ett reportage om hur kommuner och andra offentliga organisationer handlat av blufföretag. Skövde var en av de kommuner som uppmärksammades i programmet för att bland annat ha köpt vägsalt av ett blufföretag.

Bakgrund inköp av vägsalt

Hösten 2015 upptäckte Skövde kommuns centrala inköpsfunktion att det köpts in vägsalt från ett företag som fanns på Svensk handels varningslista. Upptäckten togs på stort allvar. Inköpen avbröts, personen som köpt saltet stängdes av från möjligheten att göra inköp och inköpsavdelningen vidtog en rad åtgärder för att förhindra att den här typen av inköp och betalningar genomförs. 

Kommunens rutiner för inköp

Beställningar ska göras av en behörig beställare och den som i sin tjänst har ett frekvent behov av att handla in varor och/eller tjänster till sin verksamhet ska ha rollen behörig beställare. Den rollen kräver att man genomgått en utbildning där man bland annat får information om blufföretag och inköpsriktlinjer och rutiner.

Alla fakturor till kommunen attesteras (godkänns) i två steg. Dels av inköparen och dels av ansvarig chef. Information om kommunens rutiner för inköp finns på intranätet, information ges på chefsintroduktioner och utbildningar hålls för behöriga beställare och övriga roller inom inköpsorganisationen.  

Kontroll för att förhindra köp från blufföretag

I samband med att utbetalningar från Skövde kommun skickas till banken går de via en kontrolltjänst som heter Inyett. Där kontrolleras vissa förbestämda parametrar. Bland annat kontrolleras dubbletter, innehav av F-skatt, belopp över en viss gräns samt kontroll att leverantören inte är med på listan över så kallade ”blufföretag”.

I de fall en faktura är på väg att betalas ut till ett blufföretag får avdelningen ekonomi och verksamhetsstyrning ett mail från Inyett om att varningar finns. Kontroll görs då mot varningslistan. Rutinen är sedan att ekonomi och verksamhetsstyrning tar kontakt med attestanten samt sektorns inköpssamordnare för att kontrollera om fakturan ska betalas ut eller om den ska spärras.

Inköpssamordnaren tillsammans med attestanten kontrollerar följande:

Är varan/tjänsten beställd?

  • Om nej;
    • Makulera betalningen via bankgirocentralen.
    • Bestrid fakturan. Detta görs vid behov i samråd med stadsjurist.
    • Spärra leverantör i Raindance.
    • Inköpssamordnaren informerar processledare för inköp om ärendet.
  • Om ja;
    • Kontrollera via Skatteverket att leverantören har F-skatt
    • Kontrollera att pris på vara eller tjänst är marknadsmässigt.
    • Kontrollera leverantören mot Svensk handels varningslista och Inyetts varningslista. Undersök utifrån vilka kriterier de har hamnat på varningslistan?
    • Kontrollera belopp mot upphandlingsgränser.
    • Inköpssamordnaren informerar processledare för inköp och sektorchef om ärendet, de tar beslut om fortsatt hantering.

 

Vidtagna åtgärder efter ärendet med inköp av vägsalt

Efter incidenten med inköp av vägsalt skärptes rutinen vid bluffakturor genom att ett meddelande även skickas till kommunens inköpssamordnare för utredning. Därefter har ytterligare kontroller införts vilket innebär att inköpssamordnaren sammanfattar ovan gjorda kontroller och informerar processledare för inköp samt sektorchef om ärendet. De tar sedan beslut kring hur ärendet ska hanteras.

Framöver kommer rutinen att skärpas ytterligare genom att all dokumentation kring beslut i kontrollen av bluffakturor samlas på ett och samma ställe.

Kontinuerligt arbete för att förbättra inköpsprocessen

Kommunen arbetar kontinuerligt för att säkerställa och förbättra processerna kopplat till inköp. Bland annat ses organisation och system över och insatser görs för att stärka kompetensen kring inköp i organisationen.