Upphandlingspolicy

Upphandling är en strategiskt viktig fråga för Skövde kommun. Kommunens upphandlingar ska användas för att nå såväl verksamhetsmål som övergripande strategiska mål.

Målet är att skapa goda affärer som bidrar till att Skövde kommun växer och utvecklas till ett ekonomiskt, miljömässigt och socialt hållbart samhälle.

All upphandling skall baseras på en helhetssyn. Kommunens gemensamma bästa har alltid företräde före enskild verksamhetens intresse.

För att nå uppsatta mål, målområden och samtidigt nå en hållbar kommun ska Skövde samtliga verksamheter, på ett affärsmässigt strategiskt och långsiktigt sätt organisera och hantera sina upphandlingar i enlighet med denna policy och tillhörande styrande dokument.

Genom upphandlingspolicyn tar kommunen sitt ansvar för att motverka att oseriösa aktörer och organiserad brottslighet gynnas av våra skattemedel.

Kommunstyrelsen har det strategiska ansvaret för all upphandling inom Skövde kommun.

Kommunstyrelsens verkställande organ för kommunens upphandlingsverksamhet är upphandlingsenheten vid sektor styrning och verksamhetsstöd

Ramavtalsupphandlingar som är kommunövergripande genomförs av upphandlingsenheten i samråd med berörda verksamheter.

Sektor ansvarar för sektorspecifika upphandlingar genomförs. Detta sker i samråd mellan upphandlingsenheten och sektorns inköpssamordnare.

Sektor service ansvarar för och genomför kommunens upphandling avseende bygg- och anläggningsentreprenader samt tjänster som hör till dessa.

Sektor samhällsbyggnad ansvarar för och genomför kommunens upphandlingar avseende entreprenader och tjänster inom gator, parker, naturmarker och exploateringsområden.

Sektor ansvarar för att direktupphandlingar och beställningar följer policyn med tillämpning av aktuella riktlinjer för inköp. 

All upphandling av varor och tjänster ska ske enligt med aktuell lagstiftning för offentlig upphandling och antagna regler och riktlinjer för upphandling inom Skövde kommun.

Kommunens storlek som upphandlande myndighet ska utnyttjas genom att ramavtal upprättas för varor och tjänster inom alla områden där så är möjligt och lämpligt. Tecknade ramavtal är tvingande och ska följas av alla anställda.

All upphandling ska planeras i så god tid att upphandlingen kan genomföras i enlighet med policyns krav.

All upphandling ska ske i nära samverkan mellan upphandlings- och verksamhetskompetens.

Utformning av kravspecifikation åligger beställande sektor/sektorer.

Genom dialog med företagen ökar förståelsen för marknaden. All upphandling där värdet förväntas överstiga 100 000 kronor ska innehålla leverantörsdialog och/eller marknadsundersökning. 

Personal som deltar i upphandlingsprocessen får inte har personliga engagemang eller intressen i leverantörsföretag (jäv) som riskerar att stå i konflikt med kommunens intressen.

Egna rese- och logikostnader vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer alltid ska betalas av kommunen.

En arbetstagare får inte ta emot gåvor eller tjänster från befintliga eller potentiella leverantörer som kan medföra att en utomstående betraktare kan ha skäl att anta att detta kan påverka kommunens affärsmässighet.

All upphandling ska vara inriktad på att de upphandlande varorna och tjänsterna ska bidra till en ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbar utveckling.

I upphandlingar av livsmedel ska miljökrav, djurskyddskrav, krav rörande antibiotikaanvändning och smittskydd ställas i enlighet med upphandlingsmyndighetens kriteriedokument.

Upphandling och inköp ska präglas av ett totalkostnadsperspektiv. Med detta avses att hänsyn ska tas till samtliga kostnader som är förenliga med upphandlingen.

Livscykelperspektivet ska vara grundläggande vid beräkning av totalkostnaden.

Upphandlingar ska, om det är ekonomiskt försvarbart, utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i upphandlingen.

Uppföljning av krav i leverantörsavtalen stimulerar till upprätthållen kvalitet i pågående leveranser. I samband med upphandlingen ska analys göras för att avgöra vilka avtal och vilka krav som ska följas upp och i vilken omfattning.

Sektor ansvarar för uppföljning av sektorspecifika avtal. Ansvaret innefattar uppföljning av efterlevnaden av såväl regler som ingångna avtal.

Skövde kommun ska där tydlig samverkansnytta finns för kommunen, samarbeta med kommuner, regioner, statliga myndigheter och organisationer, i syfte att genomföra så kostnadseffektiva och långsiktigt hållbara upphandlingar.

Denna upphandlingspolicy är antagen av Kommunfullmäktige och skall revideras en gång per mandatperiod. Bilaga med stödjande dokument uppdateras fortlöpande av upphandlingsenheten.

Delegationsordning (författningssamling)länk

Energi och klimatplanextern länk

Måltidspolicy för Skövde kommunextern länk

Policy för hållbar utvecklinglänk

Riktlinje för fordon och resorextern länk

Riktlinjer för inköp i Skövde kommunextern länk

Riktlinjer för konkurrensutsättningextern länk

Vision Skövde 2040länk

Överenskommelse för att motverka mutor och korruption (ÖMK)extern länk