Upphandlingspolicy

Upphandling är en strategiskt viktig fråga för Skövde kommun. Kommunens upphandlingar ska användas för att nå såväl verksamhetsmål som övergripande strategiska mål.

Målet är att skapa goda affärer som bidrar till att Skövde kommun växer och utvecklas till ett ekonomiskt, miljömässigt och socialt hållbart samhälle.

All upphandling skall baseras på en helhetssyn. Kommunens gemensamma bästa har alltid företräde före enskild verksamhetens intresse.

För att nå uppsatta mål, målområden och samtidigt nå en hållbar kommun ska Skövde samtliga verksamheter, på ett affärsmässigt strategiskt och långsiktigt sätt organisera och hantera sina upphandlingar i enlighet med denna policy och tillhörande styrande dokument.

Genom upphandlingspolicyn tar kommunen sitt ansvar för att motverka att oseriösa aktörer och organiserad brottslighet gynnas av våra skattemedel.

Kommunstyrelsen har det strategiska ansvaret för all upphandling inom Skövde kommun.

Kommunstyrelsens verkställande organ för kommunens upphandlingsverksamhet är upphandlingsenheten vid sektor styrning och verksamhetsstöd

Ramavtalsupphandlingar som är kommunövergripande genomförs av upphandlingsenheten i samråd med berörda verksamheter.

Sektor ansvarar för sektorspecifika upphandlingar genomförs. Detta sker i samråd mellan upphandlingsenheten och sektorns inköpssamordnare.

Sektor service ansvarar för och genomför kommunens upphandling avseende bygg- och anläggningsentreprenader samt tjänster som hör till dessa.

Sektor samhällsbyggnad ansvarar för och genomför kommunens upphandlingar avseende entreprenader och tjänster inom gator, parker, naturmarker och exploateringsområden.

Sektor ansvarar för att direktupphandlingar och beställningar följer policyn med tillämpning av aktuella riktlinjer för inköp. 

All upphandling av varor och tjänster ska ske enligt med aktuell lagstiftning för offentlig upphandling och antagna policyer och riktlinjer inom Skövde kommun.

Kommunens storlek som upphandlande myndighet ska utnyttjas genom att ramavtal upprättas för varor och tjänster inom alla områden där så är möjligt och lämpligt. Tecknade ramavtal är tvingande och ska följas av alla anställda.

All upphandling ska planeras i så god tid att upphandlingen kan genomföras i enlighet med policyns krav.

All upphandling ska ske i nära samverkan mellan upphandlings- och verksamhetskompetens.

Utformning av kravspecifikation åligger beställande sektor/sektorer.

Genom dialog med företagen ökar förståelsen för marknaden. ”All upphandling överstigande direktupphandlingsgränsen ska innehålla leverantörsdialog och/eller marknadsundersökning. För direktupphandlingar regleras detta i riktlinjer för inköp".  

Personal som deltar i upphandlingsprocessen får inte har personliga engagemang eller intressen i leverantörsföretag (jäv) som riskerar att stå i konflikt med kommunens intressen.

Egna rese- och logikostnader vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer alltid ska betalas av kommunen.

En arbetstagare får inte ta emot gåvor eller tjänster från befintliga eller potentiella leverantörer som kan medföra att en utomstående betraktare kan ha skäl att anta att detta kan påverka kommunens affärsmässighet.

Skövde kommuns upphandlingar utgår ifrån policyn för hållbar utveckling med fokus på det cirkulära perspektivet och hänsyn tagen till upphandlingens effekter över hela livscykeln.

Samtliga upphandlingar ska ske med ett medvetet ekonomiskt, miljömässigt och socialt ansvarstagande och hänsyn ska tas till samtliga relevanta och rimliga hållbarhetskrav. Strategiska viktiga upphandlingar ska utformas för att även fungera i kris och krig.

Hållbarhetskrav vid upphandling ska alltid ställas utifrån ett helhetsperspektiv så att kraven blir proportionerliga och maximal nytta för satsade kommunala medel erhålls.

Kommunens arbete kring sociala mål i upphandlingsprocessen ska ske utifrån ett arbete med sociala villkor för att säkerställa arbetsrättsliga villkor i hela leverantörskedjan.

Kommunen ska ställa arbetsrättsliga krav på lön, arbetstid, och semester enligt tillämpligt centralt kollektivavtal inom upphandlingar av tjänster och entreprenader, om det finns en risk för oskäliga arbetsvillkor. Krav som ställs på leverantören ska också gälla för samtliga underleverantörer.

Kommunens upphandlingar ska uppmuntra till leverantörernas klimatomställning och leda till en minskad användning av resurser i ett livscykelperspektiv. Återbruk och återvinning ska främjas före nyproducerat material när så är lämpligt och möjligt.

Vid all upphandling ska det ske en analys för att i möjligaste mån kunna utgå ifrån upphandlingsmyndighetens kriteriedokument avseende hållbarhet. I upphandlingar av livsmedel ska miljökrav, djurskyddskrav, krav rörande antibiotikaanvändning och smittskydd ställas i enlighet med upphandlingsmyndighetens kriteriedokument.

Skövde kommun ska verka för att små och medelstora företag ska kunna delta i upphandlingar på ett rättvist sätt, i syfte att underlätta och vidmakthålla sund konkurrens.

Uppföljning av krav i leverantörsavtalen stimulerar till upprätthållen kvalitet i pågående leveranser. I samband med upphandlingen ska analys göras för att avgöra vilka avtal och vilka krav som ska följas upp och i vilken omfattning.

Sektor ansvarar för uppföljning av sektorspecifika avtal. Ansvaret innefattar uppföljning av efterlevnaden av såväl regler som ingångna avtal.

Skövde kommun ska där tydlig samverkansnytta finns för kommunen, samarbeta med kommuner, regioner, statliga myndigheter och organisationer, i syfte att genomföra så kostnadseffektiva och långsiktigt hållbara upphandlingar.

Denna upphandlingspolicy är antagen av kommunfullmäktige och ska revideras en gång per mandatperiod. Bilaga med stödjande dokument uppdateras fortlöpande av upphandlingsenheten.

Delegationsordning (författningssamling)länk

Energi och klimatplandokument

Måltidspolicy för Skövde kommundokument

Policy för hållbar utvecklinglänk

Riktlinje för fordon och resordokument

Riktlinjer för inköp i Skövde kommundokument

Riktlinjer för konkurrensutsättningdokument

Vision Skövde 2040länk

Överenskommelse för att motverka mutor och korruption (ÖMK)dokument