E-post, IT-utrustning, inpasseringstagg och namnbricka
E-post
När du fyllt i och skickat in underlag inför val beställs en politikermejl till dig. Politikermejlen (förnamn.efternamn@politiker.skovde.se) kommer användas i all vår kontakt med dig som förtroendevald.
Politikermejlen finns också publicerad på förtroendemannaregistret. Det innebär att exempelvis kommuninvånare som vill komma i kontakt med dig i ditt uppdrag kan mejla till den adressen.
Politikermejlen är ett arbetsverktyg och ska användas utan att lagar, förordningar och Skövde kommuns interna regler överträds. Använd inte politikermejlen på sådant sätt att det inkräktar på arbetet, medför kostnader eller annan skada för kommunen. Registrera inte politikermejlen som identifikation för inloggning till applikationer eller system som inte har anknytning till ditt uppdrag inom kommunen.
Utifrån offentlighetsprincipen är det viktigt att du dagligen läser din politikermejl och sänder handlingar som ska diarieföras vidare till ansvarig registrator för den nämnd handlingen tillhör.
Viktigt!
Kansliavdelningen kommunicerar i första hand till din politikermejl och i andra hand via telefon. Du kan därför inte hänvisa till din privata mejladress genom exempelvis autosvar.
IT-utrustning
I Skövde kommun använder kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder digitala kallelser. För att kunna läsa de digitala handlingarna kan du som är ledamot eller ersättare låna en dator eller iPad under tiden du har uppdraget. Du kan även använda din egen IT-utrustning om du hellre önskar det.
I din dator eller Ipad får du tillgång till systemet Netpublicator, där kallelser och handlingar till sammanträdena finns. I din IT-utrustning kan du också läsa din politikermejl samt delta i digitala möten via Teams.
Du kommer få ett mejl till din privata mejladress som du angett i underlag inför val när din politikermejl är klar och din IT-utrustning kan hämtas ut. Du kommer få boka en tid för uthämtning hos vår IT-avdelning i Stadshuset. Länk till bokningssidan får du i mejlet.
I samband med uthämtningen kan du också få hjälp med att komma i gång och hitta dina kallelser och handlingar.
Inpasseringstagg
Som förtroendevald kommer du få en inpasseringstagg skickad till din hemadress. In-passeringstaggen ger dig behörighet att komma in i stadshuset. Du kommer även få ett mejl från Servicedesk-IT@skovde.se till din politikermejl med instruktioner hur du aktiverar din tagg.
Om du inte aktiverar taggen kommer den inte att fungera. Den måste aktiveras inom 30 dagar från det att du får mejlet. Sen tas taggen bort från systemet och en ny beställning måste göras.
För att komma in i stadshuset under kvällar och helger behöver du knappa in din pinkod och följa instruktionen nedan.
För att komma in
- Håll taggen stilla framför knappsatsen på läsaren. Ett pip bekräftar avläsningen.
- Om texten "Ange kod" visas på displayen så knappa in din personliga fyrsiffriga kod.
- Det öppna hänglåset visar att dörren är öppen.
Kostnadsfri servering
Tjänsten kontantfri servering kan beställas via en e-tjänst och innebär att du kan använda din inpasseringstagg för att genom löneavdrag betala fika och lunch i Gallerian Stadshuset.
Namnbricka
För att höja säkerhetsnivån i Skövde Stadshus ska alla som arbetar i stadshuset bära namnbricka. Det är även viktigt att du som är förtroendevald har en namnbricka. När du påbörjar ditt uppdrag beställs en sådan till dig. Du kommer få den av din nämndsekreterare när den är klar.