Lagar och regler

En bärande grundtanke i den svenska demokratin är varje svensk medborgares rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Denna rätt är in-skriven i en av våra grundlagar: tryckfrihetsförordningen.

Syftet är att ge allmänheten insyn och möjlighet att kontrollera hur förtroendevalda och tjänstepersoner sköter kommunen. På så sätt har man också möjlighet att påverka verksamheten. Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet i Sverige, det vill säga stat, kommun, region och kommunala bolag.

Förtroendevalda omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär bland annat att allmänna handlingar på begäran ska lämnas ut skyndsamt. För att tillmötesgå detta är det viktigt att du dagligen kontrollerar din politikermejl.

För att en handling ska anses vara en allmän handling ska den vara:

• förvarad hos en myndighet
• inkommen eller
• upprättad.

Handlingen kan till exempel förvaras i en mapp på datorn, i en pärm eller finnas lagrad i kommunens system. Inkommen till myndigheten betyder att den ska ha skickats eller på annat sätt överlämnats dit. Upprättad är den när den är färdigskriven, när den har skickats eller när det ärende som handlingen tillhör är klart.

En handling är allmän även om den är ställd till en enskild tjänsteperson eller förtroendevald om den rör kommunens verksamhet.

Om du som förtroendevald får material till dig hemskickat, i ett möte utanför ditt politiska uppdrag eller via e-post kan det vara svårt att veta om det är allmän handling eller inte. Utgå från vad avsändaren förväntar sig. Är det tydligt att informationen rör dig i din roll som företrädare för ditt parti eller din funktion i partiet är det inte allmän handling. Handlar det om ett ärende som rör dig som förtroendevald och uppdragstagare i kommunen, kan det vara en allmän handling.

Om du är osäker kan du kontakta kansliavdelningen för råd. Allmänna handlingar ska ofta registreras så de blir sökbara om någon vill ta del av dem, så skicka dem till registrator där du har ditt uppdrag.

De flesta handlingar som finns hos kommunen är allmänna men det finns vissa un-dantag, till exempel:

• Minnesanteckningar och utkast.
• Icke justerade protokoll.
• En handling som någon får enbart i egenskap av företrädare för ett politiskt parti eller fackförbund.
• Privata meddelanden.

En allmän handling kan vara antingen offentlig eller sekretessbelagd. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) anger vilka uppgifter i en handling som kan vara föremål för sekretess. Detta innebär att kommunen med hjälp av lagen avgör vad som ska sekretessbeläggas. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människors privata förhållanden.

Om en person skickar ett brev till kommunen och skriver till exempel ”hemligt”, ”för-troligt” eller ”konfidentiellt”, innebär det inte att det blir sekretessbelagt om inte kommunen med stöd av lagen beslutar så.

För att en handling ska kunna sekretessbeläggas, måste den som beslutar om detta ange vilken paragraf i OSL som stödjer beslutet. En del av en handling kan vara sekretessbelagd, fast den i övrigt är offentlig.

Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) ska framför allt skydda personuppgifter.

I Skövde kommun är varje nämnd personuppgiftsansvarig för den behandlingar som sker inom nämndens ansvarsområde. Att nämnden är personuppgiftsansvarig innebär att nämnden har det yttersta ansvaret för att alla behandlingar av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen.

I Skövde kommun har alla nämnder utsett ett gemensamt dataskyddsombud. Dataskyddsombudet har som huvudsaklig arbetsuppgift att granska nämndernas efterlevnad av förordningen och att vara kontaktperson för allmänheten gällande dataskyddsfrågor.

Dataskyddsförordningen gäller sedan maj 2018. Den ersätter tidigare personuppgiftslagen.

I Skövde kommun är huvudregeln att protokoll från kommunfullmäktige, nämnder och råd/kommittéer publiceras i sin helhet på www.skovde.se. Undantag från denna huvudregel ska däremot ske om enskilda handlingar innehåller personuppgifter som:

• omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.
• innehåller känsliga personuppgifter, uppgifter om lagöverträdelser eller annan skyddsvärd/integritetskänslig information enligt dataskyddsförordningen.
• inte omfattas av ett allmänt intresse.

Om personuppgifterna innehåller något av ovan måste personuppgifterna som regel ”maskas” (det vill säga tas bort) innan publicering sker på www.skovde.se. Uppgifterna finnas alltså kvar i handlingen men maskas innan publicering.