Besöka stadshuset

Om besökssystemet

Besökssystemet innebär att alla som har bokat besök i stadshuset behöver registrera sig. Du som besökare möts upp av mötesbokaren i entrén.

Hur gör besökare som blir inbjuden till ett möte?

• Besökaren får mötesinbjudan via mejl. I inbjudan uppmanas besökaren att förregistrera sig genom att klicka på länken som finns i mejlet. Om man förregistrerar sig går det snabbare att checka in i besökskiosken när besökaren kommer till stadshuset. Om besökaren hellre vill registrera sig på plats går det också bra.
  I mejlet finns även en QR-kod som ska användas i stadshusets besökskiosk för att checka in och få ut en personlig besöksbricka.

• Ett påminnelsemejl skickas automatiskt till besökaren 24 timmar innan besöket med QR-koden. Har man förregistrerat sig får man även ett sms.

• Om besökaren har förregistrerat sig skannar hen sin QR-kod i stadshusets besökskiosk för att få ut en personlig besöksbricka.
  Om besökaren inte har förregistrerat sig måste besökaren först fylla i sina uppgifter manuellt i besökskiosken i stadshuset.

• Mötesarrangören får e-post och sms om att besöket har kommit och går ner och möter upp i entrén.

• Efter mötet följer mötesarrangören besökaren till entrén och ser till att hen checkar ut i besökskiosken med QR-koden på besöksbrickan. Besökaren lämnar även tillbaka besöksbrickan vid besökskiosken.

Hur hanteras besökare med skyddad identitet?

För besökare där vi inte kan registrera namn, exempelvis vid skyddad identitet, tar besökaren kontakt med personalen i kontaktcenter som hjälper till att skriva ut en besöksbricka med enbart texten ”Besökare”.

Hur fungerar oanmälda besök?

Om det kommer en oanmäld besökare som inte är inbokad via Outlook eller som inte har fått någon mötesinbjudan med länk, hur gör besökaren då?

Besökaren tar kontakt med personalen i kontaktcenter som kollar om mötesarrangören kan ta emot besökaren. Om mötesarrangören kan ta emot besökaren så hjälper kontaktcenter till att registrera hen i besökssystemet.