Guider och ordlista

Mötestekniskt ord som innebär att beslut fattas utan omröstning på basis av ja- eller nejröster från mötesdeltagarna.

Ordföranden avgör om ja- eller nejröster överväger och fastställer beslutet med ett klubbslag. Har inte omröstning begärts innan klubban fallit, är beslutet fattat med acklamation.

Att ajournera ett sammanträde innebär att ett uppehåll tas i sammanträdet.

Ajournering kan användas för en kort rast för enskilda överläggningar eller för att ge någon tid att arbeta om ett förslag. Ajournering kan även pågå längre, till exempel till en annan dag.

En allmän handling kan vara en text, en bild, en ljudinspelning eller en film som har kommit in till en myndighet eller upprättats vid en myndighet och förvaras där. Den är även allmän om den har skickats (även kallat expedierats) från myndigheten.

Allmänna handlingar ska enligt offentlighetsprincipen vara tillgängliga för alla att ta del av, så länge det inte finns sekretess. 

Arbetsutskottet (AU) består av en mindre grupp politiker som utsetts att främst bereda ärenden inför beslut i nämnden eller inför kommunstyrelsen.

Ekonomisk ersättning för politiker för politiskt utfört arbete. Ersättningens storlek beslutas av kommunfullmäktige.

Beredning av ett ärende är processen där ett politiskt beslut förbereds. Syftet är att säkerställa att rätt beslut fattas på rätt sätt, med tydliga roller och hög kvalitet i underlagen.

Ärendeberedningsprocessen är indelad i fem olika steg:

1. Ärende initieras
   Ett ärende startar genom till exempel en motion, ett initiativ från en tjänsteperson eller inkomna handlingar. Det registreras i diariet och en handläggare utses.
2. Ärende handläggs
   Handläggaren samlar information, samråder med andra och skriver ett tjänsteutlåtande med beslutsunderlag. Det ska vara tydligt, faktabaserat och följa lagar och kommunens riktlinjer.
   Alla tjänsteutlåtanden följer en mall för att underlätta din inläsning och få en enhetlighet.
3. Ärende bereds
   Underlagen granskas och godkänns av sektorchef. Därefter sker beredning i olika steg:
   
   • Tjänstepersonsberedning
   • Ordförandeberedning
   • Arbetsutskott/presidieberedning
4. Ärende beslutas
   Beslut fattas i nämnd eller kommunstyrelse. Ordföranden leder sammanträdet, tjänstepersoner föredrar ärenden och nämndsekreterare för protokoll.
5. Ärende slutförs
   Beslutet verkställs, ärendet avslutas i systemet och slutarkiveras enligt dokumenthanteringsplanen.

Roller och ansvar

För att garantera att syftet med ärendeberedningsprocessen uppfylls är det viktigt att alla roller och ansvarsområden är tydliga och förankrade. Nedan ser du några av ansvaret varje roll i processen har: 

Ordförande

Leder kommunfullmäktige och nämndens arbete och säkerställer att processen följs.

Ledamöter

Fattar beslut genom att vara väl inläst på underlaget samt har rätten att kräva tydliga underlag.

Kommundirektör/Sektorchef

Ansvarar för kvalitet och godkännande av underlag från sektor till politik.

Handläggare

Driver ärendet, skriver underlag och verkställer beslut.

Nämndsekreterare

Samordnar, granskar formalia och hanterar protokoll.

Registrator

Registrerar och avslutar ärenden.

Arkivarie

Slutarkiverar enligt plan.

Viktiga punkter

• Tjänsteutlåtandet är centralt – det ska vara tydligt, opartiskt och korrekt.
• Stoppdatum i sammanträdesplanen måste följas.
• Delegationsbeslut måste anmälas för att vinna laga kraft.
• Samarbete mellan roller är avgörande för kvalitet och rättssäkerhet.

Mer om politisk beredning

Inom de flesta nämnder finns så kallade politiska beredningar. En politisk beredning sker innan kallelse av handlingar skickas ut till nämnden. Politiska beredningar är frivilliga och inte lagreglerade på något sätt. Ofta innebär dessa beredningar att representanter från partierna i nämnden ses för att gå igenom att ett förslag på kallelse och få kortfattad information om vad ärendena avser.

Viktigt att notera att det är alltid är ordföranden som beslutar om vilka ärenden som ska med på kallelsen. Ordföranden har också det yttersta ansvaret för beslutsunderlagen håller en god kvalitet och utgör ett komplett underlag för att du ska kunna fatta beslut.

Särskilt om kommunfullmäktige

Som huvudregel ska alla ärenden som kommunfullmäktige beslutar om beredas i kommunstyrelsen. Kravet på beredning brukar kallas beredningstvång.

Rör ärenden en viss nämnds ansvarsområden ska även den ansvariga nämnden ha berett ärendet. 

När debatten om ett ärende är slut är det dags för själva beslutsfattandet. Beslut fattas normalt med så kallat ”acklamationsbeslut”. Det innebär att ordföranden lägger fram de olika yrkanden som har ställts under diskussionen i ärendet och frågar ledamöterna om de beslutar i enlighet med xx:s yrkande, yy:s yrkande etcetera.

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare, ropar du ”ja” för det yrkande du vill ska vinna och är annars tyst.

När alla yrkanden har lagts fram talar ordföranden om vilket av dem som har bifallits (vunnit omröstningen).

Avstå från att rösta

Som ledamot kan du avstå från att rösta när kommunfullmäktige/nämnden fattar beslut. I ärenden som avser myndighetsutövning måste däremot den som deltagit i handläggningen delta i beslutet och kan då inte välja att avstå från att rösta.

Det förekommer att ledamöter vid acklamationsbeslut anmäler att de ”inte deltagit i beslutet”. Detta får ses som politisk markering och fritar inte ledamoten från ansvaret för beslutet rent juridiskt. För detta krävs en reservation.

Om du vill avstå från att rösta ska du meddela sekreteraren och ordföranden detta när ärendet ska handläggas och innan beslut fattas.

Votering (omröstning)

Ledamöter har rätt att begära votering (omröstning) om man tycker att det är tveksamt om det verkligen finns majoritet för det förslag som ordföranden har uppfattat som vinnande.

Du ska inte begära votering enbart för att markera hur du själv eller någon annan har röstat, det får du hantera genom att antingen reservera dig eller skriva en protokollsanteckning.

Var och en av dem som ska fatta beslutet ropas då upp och säger ”ja”, ”nej” eller ”avstår”, beroende på hur personen vill rösta. I kommunfullmäktige sker i stället voteringen via den enhet som du är inloggad på.

Voteringen sker alltid öppet förutom i ärenden som avser val eller anställning av personal.

Om omröstningen i ett ärende har fallit ut så att det föreligger lika många röster för och emot ett förslag avgör ordföranden ärendet med sin utslagsröst.

Handbok – Fördjupat stödmaterial i mötestekniklänk

Delegation innebär att beslutanderätten i ett visst ärende flyttas till någon annan – en delegat. Exempelvis kan en nämnd delegera sina beslut till ett utskott, ett presidium, en tjänsteperson eller en enskild ledamot. Besluten som delegaten fattar kallas delegationsbeslut.

I varje enskild nämnds delegationsordning framgår det vilka typer av beslut som nämnden valt att delegera och vilka som får fatta besluten i stället.

Nämnden är alltid juridiskt ansvarig för de beslut som fattas på delegation. Det spelar ingen roll om det är en tjänsteperson som skrivit fram och undertecknat beslutet, det är fortfarande på nämndens vägnar som det fattats.

Beslut som inte är delegerat ligger kvar på kommunstyrelsen och respektive nämnd. Utgångsläget är att sådant ärende ska hanteras av nämnden i dess helhet.

Delegationsbeslut börjar gälla i samma stund som du som delegat skriver under det. Delegationsbeslut är överklagbara på samma sätt som nämndens egna beslut. Delegationsbeslut ska därför anmälas till nästkommande nämndsammanträde och uppgift om beslut ska protokollföras

Du som är ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige får ställa frågor. Frågorna är viktiga ur demokratisk synpunkt eftersom det är ett sätt att få in upplysningar och styra debatten.

Frågor får bara debatteras av den som har ställt frågan och den som besvarar den. Det är en skillnad jämfört med en interpellationsdebatt där alla som så önskar kan delta.

Kommunfullmäktiges presidium har rätt att be ledamoten omformulera sin fråga till en interpellation om frågan bedöms vara för omfattande för en fråga.

Checklista för att ställa en enkel fråga

• Frågan ska vara skriftlig och undertecknad av en ledamot. 
• Frågan ska ha ett bestämt innehåll.
• Frågan ska vara kortfattad och i princip kunna besvaras med ja eller nej.
• Frågan ska vara försedd med en kort inledande förklaring.
• Frågan ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan handlar om.
• Om frågan riktar sig till ett kommunalt bolag får den som är ordförande i bolagets styrelse överlämna frågan till en av fullmäktige utsedd ledamot i företagets styrelse att besvara frågan.

Så går det till

När du har lämnat in din fråga sätts den upp på dagordningen för kommunfullmäktiges sammanträde (kallas att den anmäls). I debatten med anledning av en fråga så är antalet debattörer begränsat till dig som ställt frågan och den som besvarar den.

En föredragande i en kommun är en tjänsteperson som presenterar ett ärende för de förtroendevalda innan de fattar beslut.

Man kan säga att den föredragande förklarar vad ärendet handlar om, vad som har utretts och vilket beslut som föreslås.

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i en nämnd har du rätt att ta initiativ till nya ärenden i nämnden. Denna rättighet framgår av kommunallagen 4 kap. 20 § och i Skövde kommun kallar vi det ”initiativärende”. Huvudregeln är att en ledamot har rätt att väcka ärenden även under ett pågående sammanträde.

Så går det till

• Initiativärende ska lämnas in skriftligen före eller under nämndssammanträdet. 
• Initiativärendet ska vara undertecknad av en ledamot eller flera ledamöter. 
• Initiativärendet ska innehålla ett förslag till beslut och en bakgrund. 
• Initiativärendet publiceras på Netpublicator först i samband med att det väcks på sammanträdet. 
• Initiativärende väcks lämpligast i början av sammanträdet, men får väckas när som helst under mötet. 
• Ärendet får en egen paragraf i protokollet, där själva förslaget protokollförs. 
• Det går inte att neka en ledamot att väcka ett initiativärende. 
• Nämnden beslutar om man ska fatta beslut direkt genom att bifalla, avslå, anse initiativärende besvarat eller om ärendet ska hanteras i sedvanlig beredningsprocess. 

Ersättare ska kallas enligt kommunfullmäktiges beslutade inkallelseordning:

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du ställa en interpellation till ordföranden i nämnder och fullmäktigeberedningar.

Rätten att ställa interpellationer är mycket viktig ur demokratisk synpunkt eftersom det innebär fungerar som en extra kontrollfunktion över nämnderna vid sidan av den kommunala revisionen. Interpellationer leder däremot inte till några beslut av fullmäktige.

Checklista för att skapa en interpellation

• Interpellationen ska vara skriftlig och undertecknad av en ledamot.
• Interpellationen ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan rör.
• Om interpellationen riktar sig till ett kommunalt bolag får den som är ordförande i bolagets styrelse överlämna interpellationen till en av fullmäktige utsedd ledamot i företagets styrelse att besvara interpellationen.
• Interpellationen ska ha ett bestämt innehåll och vara försedd med motivering.
• Interpellationer får bara röra ärenden som fullmäktige, kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har ansvar för.
• Interpellationer bör endast ställas i angelägenheter av större intresse för kommunen.
• Du kan inte ställa en interpellation om allmänpolitiska frågor och ärenden om myndighetsutövning som rör en enskild person.

Så går det till

När du har lämnat in din interpellation anmäls den på kommunfullmäktige, det vill säga den sätts upp på dagordningen. Interpellationen ska besvaras på nästkommande möte, om kommunfullmäktige inte beslutat något annat. Svar på en interpellation ska vara skriftligt och ingå i kommunfullmäktiges handlingar, eller göras tillgängligt senast arbetsdagen innan kommunfullmäktiges sammanträde.

På sammanträdet sker en interpellationsdebatt där samtliga ledamöter har rätt att delta. En ersättare som har ställt en interpellation får delta i överläggningen då svaret på interpellationen behandlas oberoende av om ersättaren tjänstgör vid sammanträdet eller inte.

Att justera ett protokoll innebär att man kontrollerar att det överensstämmer med vad som verkligen beslutats. Protokollet justeras (det vill säga undertecknas) av ordföranden och ytterligare minst en ledamot (i kommunfullmäktige två ledamöter) som utses vid sammanträdets början.

Justering ska ske senast 14 dagar efter sammanträdesdagen på tid som ordföranden bestämmer och meddelar vid sammanträdet.

Vid brådskande ärenden kan protokollet eller enstaka paragraf justeras omedelbart vid sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren vid sammanträdet färdigställer protokollet/paragrafen och att ordföranden och justeringspersoner undertecknar omedelbart.

Kommunen använder ett digitalt verktyg för att justera protokoll, SendSign. Det som krävs är att de som ska signera har ett personnummer och ett mobilt BankID. Genom att använda BankID blir signaturerna spårbara och möjliga att koppla till unika personer som har signerat. Läs mer om detta på sidan.

En person kan tänkas vara partisk. En jävsituation uppstår när en anställd eller förtroendevald har ett sådant intresse i ett ärende att hennes eller hans opartiskhet kan ifrågasättas. För att jäv ska föreligga krävs det inte att personen är partisk utan bara att situationen är sådan att finns skäl att misstänka partiskhet, vilket inte alltid är helt oproblematiskt.

Den som är jävig får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Handläggning av ett ärende innefattar beredning, föredragning, överläggning och beslut.

En ledamot i fullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende:

• som personligen berör ledamoten själv
• ledamotens make
• sambo
• föräldrar
• barn eller syskon eller någon annan närstående (sakägar- och släktskapsjäv).

I nämnderna gäller, förutom vad som gäller fullmäktige, dessutom att en ledamot är jävig om:

• han/hon eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång (ställföreträdarjäv).
• han/hon har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken (ombudsjäv).
• det finns någon annan särskild omständighet som är ägnad att rubba ledamotens opartiskhet i ärendet (delikatessjäv).

Hur anmäler jag jäv?

Jävsreglerna bygger på att den enskilde själv talar om att man är jävig. Om du är jävig ska du meddela ordföranden och sekreteraren redan innan sammanträdet startar så att de kan kalla in en ersättare för dig.

När det är dags att behandla ärendet ska du meddela att du är jävig innan handläggning av ärendet påbörjas. Ordföranden och sekreteraren noterar då det i protokollet. I fullmäktige kan du stanna kvar i lokalen även om du är jävig. I nämnd går du alltid ut ur sammanträdeslokalen när nämnden ska behandla ärendet som du anmält jäv i.

Tänk på att jäv kan föreligga om det i andras ögon finns skäl att misstänka opartiskhet. Om du inte själv anmäler jäv så kan jävsfrågan tas upp av ordförande eller annan ledamot. Om ”den utpekade” själv inte anser sig jävig kan ordföranden låta fullmäktige/nämnd besluta i frågan.

Både ledamöter och ersättare kallas till sammanträdena. Kallelse och beslutsunderlag läggs ut på Netpublicator.

I varje enskild nämnds reglemente framgår hur lång tid innan sammanträdena som handlingar skickas ut.

Extra utskick av sammanträdeshandlingar kan förekomma efter det att kallelsen har skickats ut, men det ska enbart ske i undantagsfall. I kommunfullmäktige måste alla ärenden beredas innan, vilket gör att extra ärenden är mycket ovanligt.

Mer om Netpublicatorlänk

Ledamot

En person som är vald att sitta i en nämnd eller i kommunfullmäktige. De har rätt att vara med och fatta beslut. Man kan säga att en ledamot är en "ordinarie medlem".

Ersättare

En person som är vald att sitta i en nämnd eller i kommunfullmäktige som ersättare. En ersättare hoppar in om en ledamot inte kan komma på ett möte. Ersättaren tar då ledamotens plats och får då vara med och fatta beslut. 

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du lämna in en motion i en fråga. Genom att väcka en motion startar du ett ärende kring en fråga som du vill att kommunen ska fatta ett visst beslut i.

Så går det till att väcka en motion

• Ett motionsärende både startar och slutar i kommunfullmäktige. När du lämnat in din motion anmäls den på kommunfullmäktige, det vill säga den sätts upp på dagordningen.
• Därefter beslutar kommunstyrelsen om hur motionen ska beredas/utredas. Motionen bereds alltid av kommunstyrelsen och eventuell facknämnd utifrån det sakområde som motionen berör. 
• Efter att motionen beretts i kommunstyrelsen och i eventuella facknämnder går motionen tillbaka till kommunfullmäktige. Tanken är att en motion ska beredas inom sådan tid att fullmäktige kan fatta ett beslut i ärendet inom ett år.
  Kommunstyrelsen ska redovisa motioner, som inte har beretts färdigt, två gånger om året. Redovisningen ska göras på kommunfullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Om kommunfullmäktige inte beslutar annat, avgör kommunstyrelsen hur motionen ska remitteras (se § 34).

Checklista för hur du skapar en motion

• Motionen ska vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter.
• Motionen ska innehålla förslag till beslut och motivering till förslaget.
• Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion.
• Motionen lämnas till enhet demokratistöd och redovisas vid nästkommande sammanträde med kommunfullmäktige. En motion får också lämnas vid ett sammanträde med kommunfullmäktige.

Självklart kan du få förhinder att komma till ett sammanträde. Du som ledamot ansvarar själv över att kontakta en ersättare. Meddela gärna din ordförande och nämndsekreterare om att du inte kommer närvara.

Ersättare ska kallas enligt kommunfullmäktiges beslutade inkallelseordning: 

Nämnderna

På nämndsammanträdena sitter du som regel med dina partikamrater oavsett om du är ledamot eller ersättare.

Majoriteten sitter oftast på höger sida om ordföranden och sekreteraren och oppositionen sitter på motsatt sida.

Kommunfullmäktige

På kommunfullmäktige har varje ledamot en bestämd plats i fullmäktigesalen. Du sitter tillsammans med andra ledamöter från ditt parti.

Ordförande och en eller flera vice ordförande som leder arbetet i kommunfullmäktige eller en nämnd.

Ordförande och vice ordförande ser till att mötena fungerar, att dagordningen följs och att besluten dokumenteras korrekt.

Ett proportionellt val betyder att partierna får platser i en nämnd eller styrelse i samma proportion som de har styrka i fullmäktige.

För att ett val ska bli proportionellt måste ett visst antal ledamöter begära det, och antalet räknas ut med en enkel formel enligt lagen om proportionella val (2022:629).

Vid sådana val ska valsäkerhet och rättvisa garanteras, och varje valsedel ska ha en gruppbeteckning (partinamn eller samverkan mellan partier).

Ordförande föreslår beslutsordning för framförda förslag. Återfinns under ”Beslutsgång” i protokollet.

Skriftlig sammanfattande redogörelse för vad som händer under ett sammanträde av juridisk relevans.

Protokoll ska föras vid kommunfullmäktiges och nämndernas sammanträden. Ordföranden ansvarar för att protokollet förs och att det sker på rätt sätt.

I Skövde kommun förs så kallade beslutsprotokoll. Det innebär att det enbart är besluten som redovisas i protokollen, inte debatterna och diskussionerna i sig.

Protokollen ska redovisa:

• Vilken nämnd protokollet avser.
• Tid och plats för sammanträdet.
• Närvarande ledamöter och ersättare samt övriga närvarande personer.
• En ärendebeskrivning som både beskriver ärendet och motiverar beslutet.
• Vilka handlingar som föreligger vid ärendets behandling.
• Framställda förslag (förslag finns vanligtvis vid sammanträdets början).
• Ställda yrkanden (ställs under sammanträdet).
• Vid omröstning (votering) mellan olika yrkanden ska det framgå hur propositionsordningen har varit, hur omröstningen utfallit och vid öppen omröstning hur varje ledamot röstat (sluten omröstning sker bara vid val eller anställande av personal).
• Tydligt angivet vilket beslut som fattats och – om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild – ordentliga motiv för beslutet.
• Reservationer.
• Protokollsanteckningar.
• När protokollet justerades.
• När anslag om att justering skett (publicerats på kommunens officiella anslagstavla på skovde.se) och när det ska tas bort.

I samband med att ett ärende avgörs kan du som ledamot eller ersättare lämna en protokollsanteckning. De andra i kommunfullmäktige/nämnden har rätt att kräva en redovisning av innehållet, för att den ska tas in i protokollet.

En protokollsanteckning sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en protokollsanteckning senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in protokollsanteckningen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

En protokollsanteckning anses vara en svagare markering än reservation och kan till exempel användas för att redovisa argument mot beslutet eller för en ersättare som inte tjänstgör ska få sin åsikt antecknad i protokollet. Anteckningen bör vara relativt kort och överskådlig.

Det är ordföranden som avgör om protokollsanteckningen ska tas med i protokollet. Anteck-ningen redovisas i någon form på mötet, slutlig version kan lämnas in fram till protokollet ska justeras.

Ett ärende skickas på remiss för att nämnder eller andra berörda ska få lämna sina synpunkter innan ärendet tas upp för beslut.

Den som reserverar sig mot ett beslut markerar sin ståndpunkt. Du kan som ledamot reservera dig mot ett beslut om du inte vill ta ansvar för beslutet. Om du vill reservera dig mot ett beslut måste du informera ordföranden innan sammanträdet är slut.

Det går enbart att reservera sig mot beslut som man själv deltagit i. Om du till exempel är ersättare och inte tjänstgör så kan du inte reservera dig mot beslutet.

• Muntliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet.
• Skriftliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en skriftlig reservation senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). 

Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in reservationen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

Ungefär ett halvår före det nya sammanträdesåret bestäms sammanträdestiderna för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna. I de flesta fall hålls mötena på dagtid eller sen eftermiddagstid.

Datum och tid för alla sammanträdenlänk

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges sammanträden hålls normalt sett i Sessionssalen Elin i Skövde stadshus. Det är sammanträden ungefär nio till tio gånger per år och de äger rum på måndagskvällar.

Sammanträdet startar som regel klockan 18.00 och inleds med besvarande av enkla frågor och interpellationsdebatt.

Det finns undantag från denna huvudregel. Sammanträdet som äger rum i juni där ärendet om strategisk plan med budget är den stora frågan, börjar normalt redan klockan 13.00 på måndagen. 

Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning är rekommendationen att sammanträdena avslutas senast klockan 22.00.

Ett tjänsteutlåtande är tjänstepersoners sakkunniga bedömning till de som ska fatta beslut i ett ärende.

Ett tjänsteutlåtande upprättas i en bestämd mall för Skövde kommun.

En ledamot som är på plats vid sammanträdet tjänstgör. Om inte alla ledamöter i ett parti är närvarande går ersättare in och tjänstgör. Ordföranden avgör när en ledamot eller ersättare ska träda in under ett pågående sammanträde. Inträde mitt under handläggningen av ett ärende bör bara ske om det finns särskilda skäl.

Om en ledamot kommer senare har hen ändå rätt att tjänstgöra, även om en ersättare redan gått in. Bytet görs dock inte under själva behandlingen av ett ärende, utan först när ärendet är avslutat och innan nästa ärende börjar.

Särskilt för nämnderna

Om en ledamot är frånvarande, tjänstgör en ersättare enligt kommunfullmäktiges beslutade inkallelseordning.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får dock den ersättare som står i tur att tjänstgöra träda in.

En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett beslutssammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra endast om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

Särskilt för kommunfullmäktige

I kommunfullmäktige kan enbart ersättare från det egna partiet tjänstgöra i ordinarie ledamots ställe, finns ingen ersättare lämnas platsen tom. Ersättarna tas in i den ordning de är valda. Endast i undantagsfall är det tillåtet att sätta in en ersättare under pågående behandling av ett ärende. Undantag kan göras i ärenden där debatten kan förväntas pågår under lång tid, till exempel Strategisk plan och budget. Överenskommelse om att ersättare får träda in mellan debattens olika block görs i sådana fall innan sammanträdet där ärendet ska behandlas.

En ledamot som avbryter sin tjänstgöring under sammanträdets gång kan inte komma till-baka och börja tjänstgöra igen efter en stunds frånvaro. Detta kallas växeltjänstgöring och är inte tillåtet i kommunfullmäktige. Enda undantaget är om ledamoten inte får delta i behandlingen av ett ärende på grund av jäv.

Om du avslutar din tjänstgöring under mötet ska det meddelas muntligt till presidiet och du ska lämna det digitala mötet genom att klicka på ”Lämna/Lämna möte”

Lathund för digitalt sammanträdessystemlänk

Närvaron på sammanträdet måste alltid noteras eftersom det skrivs in i protokollet.

Särskilt för nämnderna

Närvaron noteras genom att sekreteraren gör ett upprop när sammanträdet börjar.

Särskilt för kommunfullmäktige

Ordföranden inleder sammanträdet och därefter görs en närvarokontroll i det digitala sammanträdessystemet Netpublicator. I Netpublicator bekräftar du din närvaro, anmäler dig till debatter och röstar vid voteringar.

När du kommer till sammanträdet ska du som ledamot eller ersättare logga in i Netpublicator och markera att du är på plats genom att bekräfta närvaro.

Gruppledaren ska före sammanträdet ha meddelat sekreteraren om någon ledamot är frånvarande och vem som är ersättare. Om du som ersättare går in i stället för en ordinarie ledamot, tar du den ordinarie ledamotens plats i lokalen och svarar ja när sekreteraren ropar upp dig vid närvarokontrollen.

Lathund för digitalt sammanträdessystemlänk

Förslag till beslut kallas för yrkanden. Endast ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att lämna yrkanden.

Yrkanden som är längre än ett bifall eller avslag mejlas till sekreteraren. På så sätt säkerställs att de blir korrekt uppfattade och återgivna i protokollet.

Det förslag som ligger till grund för mötet är det som instansen tar ställning till, det förslaget är alltid huvudförslaget. Under beslutsmötet får ledamöter framföra yrkanden. Man skiljer på olika typer av yrkanden, formella och materiella yrkanden. Ordförande hanterar alltid formella yrkanden före andra former av yrkanden, då detta påverkar ärendets fortsatta gång.

Formella yrkanden

• Ajournering – Du vill pausa eller skjuta upp behandling av ett ärende el-ler sammanträde till en senare tidpunkt.
• Remiss – Du vill att ärendet ska överlämnas till ett beredningsorgan som inte tidigare berett ärendet.
• Återremiss - Du anser att ärendet behöver kompletteras med till exempel ytterligare utredning eller om underlaget känns ofullständigt. Du måste motivera varför du vill att ärendet ska återremitteras.
• Bordläggning - Du anser att beslutet ska skjutas upp till nästa samman-träde. Observera att ingen ny fakta får biläggas till ärendet, ärendet ska tas upp i oförändrat skick.

OBS! Minoritetsbordläggning eller minoritetsåterremiss i fullmäktige - Om minst 1/3 av ledamöterna begär det, ska ärendets bordläggas eller återremitteras. Kan bara ske en gång i varje ärende. Önskas ytterligare bordläggning vid nästa sammanträde, krävs ett vanligt majoritetsbeslut.

Materiella yrkanden

• Bifall - Du är positiv till förslaget och anser att förslaget ska genomföras.
• Avslag - Du är negativ till förslaget och anser därför att förslaget ska av-slås.
• Annat yrkande - Du anser att förslaget ska kompletteras/ändras på något sätt eller att du föreslår ett helt nytt förslag. OBS! Tänk på att möjligheten till ändringsyrkanden är begränsad i kommunfullmäktige eftersom ett ändringsyrkande inte får innebära att nytt ärende väcks (alla ärenden i kommunfullmäktige måste har beretts).
• Tillägg - Du anser att förslaget är bra men vill komplettera med ett tillägg. Ett förslag som påverkar andra förslag eller är beroende av dem kallas ett tilläggsyrkande. OBS! Ett tilläggsyrkande kan bara behandlas under förut-sättning att det förslag som det bygger på först bifalls på sammanträdet.

Ledamöter och ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden under sammanträdet. Du har rätt att ge replik på föregående talare.

Det är viktigt att hålla sig till det aktuella ärendet när du yttrar dig. Om du frångår ämnet kommer ordförande säga till. Om du fortsätter att frångå ämnet får ordföranden ta ordet från dig.

Lathund föd digitalt sammanträdelänk

Yttra sig i nämnderna

Den som vill begära ordet gör det genom att räcka upp handen. Ordföranden noterar dig på talarlistan och fördelar ordet när det är din tur.

Yttra sig i kommunfullmäktige

Begära ordet

Den som vill anmäla sig till talarlistan i ett ärende gör det genom att trycka på ”Begär ordet” på sin inloggade enhet. Namnen på var och en som vill tala kommer upp på listan som presidiet visar upp på skräm.

Ordet kan begäras så snart ärendet du vill tala i har kommit upp som pågående ärende på storbildsskärmen.

Namnen kommer upp i den ordning man har begär ordet men kan justeras av presidiet. 

Hålla sig till ämnet

Att hålla sig till det aktuella ärendet är extra viktig just i kommunfullmäktige. Gör du inte det bryter du mot de demokratiska principerna i kommunallagen som säger att allmänheten ska veta vad som kommer att avhandlas vid sammanträdet (det vill säga det som står på dagordningen).

Om någon i sitt yttrande skulle avlägsna sig från ämnet och inte rättar sig efter tillsägelse av ordföranden får ordföranden ta ifrån talaren ordet. I övrigt får ingen avbryta en talare under dennes anförande.

Hur länge får man prata?

Kommunfullmäktige i Skövde brukar inför varje mandatperiod, genom sina gruppledare, ingå en överenskommelse gällande talartider för olika typer av ärenden.

Kommunfullmäktiges arbetsordning anger att i normalfallet är talartiden för inlägg 3 minuter och två minuter för replik.

Vid behov av utökad talartid för inlägg ska ledamoten anmäla detta till gruppledare som i sin tur ska anmäla detta till ordförande. Anmälan ska senast klockan 12.00 arbetsdagen före sammanträdesdagen. Ordförande beslutar om eventuell utökad talartid.

Begära replik

När du vill ha replik trycker du på lilla pilen bredvid namnet på den som talar. Ditt namn kommer då upp på talarlistan efter det inlägg som du önskar replikera.

Om du ångrar dig och inte vill tala i ärendet ska någon i presidiet uppmärksammas på detta så att de kan ta bort namnet från talarlistan.

Tjänstepersoners rätt att yttra sig

Kommundirektör får delta i överläggningen i alla ärenden och fullmäktiges sekreterare får yttra sig om laglighet av det som förekommer vid sammanträdet.
I övrigt lämnar tjänstepersoner och utomstående sakkunniga endast upplysningar efter att ha kallats av ordförande.

Om fullmäktige inte beslutar något annat, bestämmer ordföranden efter samråd med vice ordförandena i vilken utsträckning de som har kallats för att lämna upplysningar på ett sammanträde får yttra sig under överläggningarna.

Kommunfullmäktiges möten är offentliga och alla får komma och lyssna. I vissa ärenden kan fullmäktige besluta att diskussionen (men inte själva beslutet) ska hållas bakom stängda dörrar. Det kan bli aktuellt när uppgifter kan omfattas av sekretess, men det är mycket ovanligt i kommunfullmäktige.

Kommunfullmäktiges sammanträden direktsänds på Öppna kanalen Skövde. Du kan även se sammanträdena i efterhand på deras webbplats.

Öppna Kanalen Skövdeextern länk

Nämndernas möten är vanligtvis stängda för allmänheten. Ibland kan en nämnd besluta att hålla ett öppet möte, och då informeras det i förväg genom en annonsering.