Policyn gäller all upphandling , det vill säga även vid direktupphandling. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller entreprenader.
Syfte
Denna policy för upphandling är ett styrande dokument vars syfte är att säkerställa att kommunens anskaffning av varor, tjänster och entreprenader sker enligt gällande lagar, till bästa hushållning med kommunala medel samt bidrar till en hållbar utveckling med beaktande av social och etisk hänsyn.
Upphandling är en strategisk uppgift med ett kommungemensamt intresse. All upphandling skall baseras på en helhetssyn. Kommunens gemensamma bästa har alltid företräde före enskild verksamhets intresse.
Ansvarsfördelning
Kommunstyrelsen har det strategiska ansvaret för all upphandling inom Skövde kommun.
Kommunstyrelsens verkställande organ för kommunens upphandlingsverksamhet är upphandlingsenheten vid sektor styrning och verksamhetsstöd
Ramavtalsupphandlingar som är kommunövergripande genomförs av upphandlingsenheten i samråd med berörda verksamheter.
Sektor ansvarar för sektorspecifika upphandlingar genomförs. Detta sker i samråd mellan upphandlingsenheten och sektorns inköpssamordnare.
Sektor service ansvarar för och genomför kommunens upphandling avseende bygg- och anläggningsentreprenader samt tjänster som hör till dessa.
Sektor samhällsbyggnad ansvarar för och genomför kommunens upphandlingar avseende entreprenader och tjänster inom gator, parker, naturmarker och exploateringsområden.
Sektor ansvarar för att direktupphandlingar och beställningar följer policyn med tillämpning av aktuella riktlinjer för inköp.
Grundförutsättningar
All upphandling av varor och tjänster ska ske enligt med aktuell lagstiftning för offentlig upphandling och antagna regler och riktlinjer för upphandling inom Skövde kommun.
Kommunens storlek som upphandlande myndighet ska utnyttjas genom att ramavtal upprättas för varor och tjänster inom alla områden där så är möjligt och lämpligt. Tecknade ramavtal är tvingande och ska följas av alla anställda.
All upphandling ska planeras i så god tid att upphandlingen kan genomföras i enlighet med policyns krav.
All upphandling ska ske i nära samverkan mellan upphandlings- och verksamhetskompetens.
Utformning av kravspecifikation åligger beställande sektor/sektorer.
Genom dialog med företagen ökar förståelsen för marknaden. All upphandling där värdet förväntas överstiga 100 000 kronor ska innehålla leverantörsdialog och/eller marknadsundersökning.
Affärsetik
Personal som deltar i upphandlingsprocessen får inte har personliga engagemang eller intressen i leverantörsföretag (jäv) som riskerar att stå i konflikt med kommunens intressen.
Egna rese- och logikostnader vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer alltid ska betalas av kommunen.
En arbetstagare får inte ta emot gåvor eller tjänster från befintliga eller potentiella leverantörer som kan medföra att en utomstående betraktare kan ha skäl att anta att detta kan påverka kommunens affärsmässighet.
Hållbar utveckling
All upphandling ska vara inriktad på att de upphandlande varorna och tjänsterna ska bidra till en ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbar utveckling.
I upphandlingar av livsmedel ska miljökrav, djurskyddskrav, krav rörande antibiotikaanvändning och smittskydd ställas i enlighet med upphandlingsmyndighetens kriteriedokument.
Upphandling och inköp ska präglas av ett totalkostnadsperspektiv. Med detta avses att hänsyn ska tas till samtliga kostnader som är förenliga med upphandlingen.
Livscykelperspektivet ska vara grundläggande vid beräkning av totalkostnaden.
Upphandlingar ska, om det är ekonomiskt försvarbart, utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i upphandlingen.
Uppföljning av ställda krav
Uppföljning av krav i leverantörsavtalen stimulerar till upprätthållen kvalitet i pågående leveranser. I samband med upphandlingen ska analys göras för att avgöra vilka avtal och vilka krav som ska följas upp och i vilken omfattning.
Sektor ansvarar för uppföljning av sektorspecifika avtal. Ansvaret innefattar uppföljning av efterlevnaden av såväl regler som ingångna avtal.
Samverkan
Skövde kommun ska där tydlig samverkansnytta finns för kommunen, samarbeta med kommuner, regioner, statliga myndigheter och organisationer, i syfte att genomföra så kostnadseffektiva och långsiktigt hållbara upphandlingar.
Revidering
Denna upphandlingspolicy är antagen av Kommunfullmäktige och skall revideras en gång per mandatperiod. Bilaga med stödjande dokument uppdateras fortlöpande av upphandlingsenheten.
Stödjande dokument
- Riktlinjer för inköp i Skövde kommun
- Energi och klimatplan 2011-2020 för Skövde kommun
- Måltidspolicy för Skövde kommun
- Riktlinjer för fordon och resor
- Riktlinjer för konkurrensutsättning
- Överenskommelse för att motverka mutor och korruption (ÖMK)